Sistem Penjaminan Mutu - Webometrics ranking universities

May 19 2009

Sistem Penjaminan Mutu : Perbedaan mendasar Prosedur Mutu, Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja

Published by at 2:31 am under Sistem Penjaminan Mutu

Dalam sistem penjaminan mutu perguruan tinggi istilah-istilah perangkat penjaminan mutu seperri Prosedur Sistem Mutu, Prosedur KErja dan Instruksi Kerja, mungkin masih asing bagi kebanyakan orang. Atau mungkin sudah menjadi biasa namun tidak mempunyai kesatuan pemahaman yang utuh.

Dalam satu bulan ini saya mendapatkan telepon dari personel unit penjaminan mutu perguruan tinggi yang pernah mengikuti pelatihan sistem penjaminan mutu UII, termasuk juga klien dari program pendampingan implementasi penjaminan mutu UII. Pertanyaan ini muncul justru karena mereka mendapatkan dana hibah PHKI dan mengontrak konsultan ISO.

Pertanyannya:
“Pak Ipan,  kok menurut konsultan saya Prosedur kerja dan Instruksi Kerja itu sama saja, apa benar?”

Pertanyaan lewat sms dan telepon sy yg 0815 787 22222 ini memang kadang tidak terangkat langsung (mohon maaf), namun tersirat bahwa dari SMSnya pun saya menangkap adanya kegundahan dalam mengintepretasikan istilah perangkat penjaminan mutu.

Baiklah akan saya jelaskan secara singkat bagaimana perbedaan nya dengan bahasa yang ringan dan santai, sebagai berikut:

Prosedur Sistem Mutu, Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja dari definisi etimologi:

1. Prosedur Sistem Mutu (ISO 9001 : 2000)
(Dalam sistem penjaminan mutu PTS/PTN lain istilahnya: Manual Prosedur)

“Prosedur Sistem Mutu adalah prosedur terdokumentasi yang merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme pelaksanaan semua proses aktifitas dalam sistem manajemen mutu yang melibatkan berbagai fungsi, yang akan menjamin aktifitas tersebut terkendali dan merupakan penjabaran dari manual mutu”
2. Prosedur Kerja (ISO 9001 : 2000):
“Prosedur Kerja adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu”
- urutan kerja
- yang mengerjakan/penanggung jawab
- kapan / berapa lama mengerjakan
3. Instruksi Kerja (ISO 9001 : 2000)
Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara  rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja

Perbedaan Prosedur Sistem Mutu dan Prosedur Kerja sudut pandang pemberlakuan:

Prosedur Sistem Mutu adalah prosedur yang berlaku secara menyeluruh dan embeded dalam seluruh sistem perguruan tinggi tersebut. Artinya Prosedur SIstem MUtu ini mempunyai pemberlakuan wilayah secara menyeluruh mengikat unsur/lembaga/fakultas/prodi di lingkungan universitas/perguruan tinggi.

Prosedur Kerja adalah prosedur yang berlaku dengan lingkup/wilayah/proses di unit tertentu dan hanya berlaku pada unit tersebut diberlakukan. misal Prosedur Kerja Fakultas Teknologi Industri tentang PRosedur PEngajuan Peminjaman Kendaraan. Maka prosedur tersebut hanya berlaku di lingkungan Fakultas Teknologi Indsutri saja, sehingga elemen Fakultas Ekonomi tidak bisa menggunakan Prosedur KErja Fakultas Teknologi Industri tersebut untuk mengatur proses di FE. Kecuali Fakultas Ekonomi mengkaji Prosedur Kerja Fakultas Teknologi dan dibuat dengan format untuk Fakultas Ekonomi, namun tentu lingkup kerja dan pengesahan dokumen Prosedur Kerja dilakukan secara terpisah dr Fakultas TI dengan melibatkan Dekan Fakultas Ekonomi dan Badan Penjaminan Mutu.

Perbedaan Prosedur Kerja dengan Instruksi Kerja secara fungsi dan ikatan pemberlakuan.

Prosedur Kerja dalam kontek implementasi maka mempunyai unsur:

– Siapa yang bertanggungjawab pada proses tersebut (Misal Kabag Rumah Tangga)
– Waktu pemberlakuan proses :

Misal dalam kalimat  :
Surat Pengajuan Peminjaman MObil diajukan kepada Kabag Rumah Tangga paling   lambat 3 hari sebelum tanggal penggunaan kendaraan.

Instruksi Kerja dalam kontek implementasi maka mempunyai unsur:

– Kalimat yang digunakan adalah kalimat perintah, misal:

Pastikan tabung air terisi penuh seblum mesin uap dihidupkan
Tentukanlah suhu maksimal 85 C untuk kondisi……………….

——————————————————–

Catatan :

  • Masih banyak perbedaan mendasar lainnya, termasuk bagaimana strategi menyusun Prosedur yang efektif dan siapa saja yang dilibatkan.
  • Bagi yang pernah mengikuti pelatihan Sistem Penjaminan Mutu di Badan Penjaminan Mutu UII Yogyakarta, dapat mengajukan penjelasan lebih lanjut tentang materi ini, ke email saya : ipan999@yahoo.com

One response so far

One Response to “Sistem Penjaminan Mutu : Perbedaan mendasar Prosedur Mutu, Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja”

  1. Wavatar Kasimanon 30 Apr 2010 at 7:22 am

    Pak Ipan, sistem penjaminan mutu (SPM) sudah mulai trend terutama diperguruan tinggi. Dan sekarang mulai merambah ke sekolah dasar dan menengah. Beberapa sekolah sudah menggunakan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001. Saya masih mencari jawabannya termasuk referensinya “apa beda dan kesamaannya SPM, SMM dan TQM”, smoga Pak Ipan bisa bantu. Tahun 2007 pernah juga ikut workshopnya UII tentang penjaminan mutu PT. Terima Kasih.

    Kasiman VEDC Malang

Trackback URI | Comments RSS

Leave a Reply

This site employs the Wavatars plugin by Shamus Young.